Amnesty Nederland, de organisatie
Onze medewerkers
In 2016 zijn – als onderdeel van de organisatieontwikkeling die is ingezet in 2015 – enkele nieuwe systemen ingevoerd om processen en dienstverlening te verbeteren. Dit betrof systemen voor een leden- en contactenadministratie, personeelsadministratie en digitale verwerking van facturen. Deze verandertrajecten werden uitgevoerd naast het doorlopende werk, wat veel van de medewerkers heeft gevraagd. In sommige gevallen was het nodig tijdelijk extra capaciteit in te zetten.
Naast het invoeren van de nieuwe systemen groeide het aantal tijdelijke medewerkers voor projecten waarvoor externe financiering was gerealiseerd of middelen uit de bestemmingsreserves werden aangewend. Deze tijdelijke medewerkers met een specifieke expertise zijn aangenomen voor een van tevoren vastgestelde periode van bijvoorbeeld één of twee jaar. Hiermee is invulling gegeven aan het reorganisatiebesluit van 2014 over het handhaven van een maximale omvang van de structurele formatie met daarnaast een flexibele schil van tijdelijk personeel dat gedurende een bepaalde periode specifieke expertise of capaciteit inbrengt, waarna de organisatie weer afscheid van hen neemt.
In 2016 is gestart met de ontwikkeling van een nieuwe visie op het personeelsbeleid in een proces van co-creatie door het management, de medewerkers en de ondernemingsraad. Tijdens een gezamenlijke bijeenkomst is een eerste inventarisatie gemaakt van wensen en zorgen van alle betrokkenen. Vier onderwerpen worden verder uitgewerkt in 2017: arbeidsvoorwaarden, diversiteit, ontwikkeling en doorstroming van medewerkers, en werkplezier.
Zie de verantwoordingsverklaring voor (meer) informatie over de Ledenraad, het Bestuur en de Directie.
Ziekteverzuim
In het afgelopen jaar was er wederom veel aandacht en zorg voor de preventie en begeleiding van verzuim binnen Amnesty. Naast de bedrijfsarts was er samenwerking met diverse externe partijen met het oog op het vergroten van de duurzame inzetbaarheid van de medewerkers. In 2016 lag het gemiddelde verzuimpercentage op 4,4 procent. In 2015 was dat 3,9 procent. Het streven voor 2017 is om dit terug te brengen naar 3,5 procent, door in te zetten op preventie met training van managers en medewerkers.
Ondernemingsraad
De ondernemingsraad (OR) behandelde in 2016 in goed overleg met de bestuurder een reeks onderwerpen waarvoor advies- of instemmingsplicht geldt, zoals de vernieuwing van het arbobeleid, de functieomschrijving van de preventiemedewerker, een risico-inventarisatie van de werkomstandigheden, en het protocol ‘Gewenst Gedrag’. In 2016 waren er zes overlegvergaderingen van de OR met de bestuurder. Ook was er tweemaal een overleg tussen de OR en de voorzitter en secretaris van het bestuur van de vereniging Amnesty International Nederland.
De OR heeft zelf ook een aantal onderwerpen geagendeerd die hij belangrijk achtte. Bijvoorbeeld de invoering van het nieuwe relatiebeheersysteem, waarover de OR feedback van medewerkers inventariseerde, alsmede de impact die deze verandering had op hun werkzaamheden en welbevinden. De bestuurder voldeed aan het verzoek van de OR om hier snel en effectief op te reageren.
Het belangrijkste onderwerp in 2016 betrof de visievorming op het personeelsbeleid. De bestuurder wil een modernisering van het arbeidsvoorwaardenpakket realiseren en betrok de OR daarbij al vroeg in het proces. Op verzoek van de OR wordt daarin het gehele pakket van primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden meegenomen en zijn gezamenlijke uitgangspunten geformuleerd met betrekking tot werkplezier van de medewerkers, diversiteit, ontwikkeling en doorstroming, en het arbeidsvoorwaardenpakket. Over deze vier aspecten is door het managementteam en de OR gezamenlijk een open personeelsmiddag georganiseerd waarin veel wensen en zorgen van medewerkers aan de orde kwamen. Op basis hiervan wordt de discussie voortgezet.
Eind 2016 liep de termijn van de zeven OR-leden af. Een groot deel van de zittende leden tekende voor een tweede termijn, en daarnaast stelden zich ook nieuwe kandidaten verkiesbaar, zodat er voor het eerst sinds jaren meer kandidaten waren dan vacatures. In december waren verkiezingen, met een hoge opkomst: 72 procent van de medewerkers bracht zijn stem uit.
Klachten
Het aantal klachten dat Amnesty in 2016 ontving was iets hoger dan in 2015: 528 tegenover 588 in 2016. De hoeveelheid klachten over de interne organisatie en over werving halveerde, terwijl het aantal beleidsklachten juist toenam.
De meeste beleidsklachten kwamen naar aanleiding van de Zwarte Pietendiscussie, hoewel we ons niet in deze discussie mengden. Wel sprak Amnesty zich uit over het aanhouden van vreedzame demonstranten die protesteerden tegen zwarte Pieten tijdens de Sinterklaasintocht. Amnesty zette grote vraagtekens bij het demonstratieverbod dat voor het centrum van Rotterdam was afgekondigd. De door de burgemeester geuite vrees dat tegendemonstranten geweld zouden gebruiken, had reden moeten zijn om de vreedzame demonstranten te beschermen, niet om hun vrijheid van meningsuiting in te perken. We zijn van mening dat de vrije meningsuiting altijd beschermd moet worden, ook als het om een gevoelig onderwerp als Zwarte Piet gaat.
Wat betreft de interne organisatie ontvingen we met name klachten over de administratie en de intranet-site voor onze leden. Wat werving betreft gingen de klachten grotendeels over de overstap naar een nieuwe manier van het incasseren van de ledenbijdragen.
Maatschappelijk verantwoord ondernemen
Maatschappelijk verantwoord ondernemen (mvo) zit bij Amnesty Nederland verweven in het dna. We opereren met respect voor mens, milieu en maatschappij. Bij iedere beslissing maken we een afweging tussen de verschillende maatschappelijke en economische effecten hiervan, en houden we rekening met de belanghebbenden. We willen ervoor waken dat de organisatie op welke wijze dan ook betrokken raakt bij schendingen van mensenrechten. Daarnaast beseffen we dat we een bredere verantwoordelijkheid hebben dan het eigen werkterrein. Ook op sociaal, ecologisch en economisch gebied willen we erop toezien dat het handelen van de organisatie en haar medewerkers geen negatieve gevolgen heeft.
Maatschappelijk verantwoord ondernemen omvat een breed scala aan onderwerpen. Amnesty Nederland volgt de internationale richtlijn ISO 26000 voor het implementeren van maatschappelijk verantwoord ondernemen in onze organisatie. In deze richtlijn staan zeven mvo-principes: bestuur van de organisatie, mensenrechten, arbeidsomstandigheden, milieu, eerlijke bedrijfsvoering, consumentenzaken en maatschappelijke betrokkenheid. Deze principes vormen het kader om onze maatschappelijke verantwoordelijkheden te bepalen.
Amnesty heeft zelf ook normen vastgesteld op het gebied van bestuur, organisatiewijze, management en personeelszaken. Doel is een Amnesty-brede, coherente en consistente toepassing van beleid, processen en praktijk. Iedere twee jaar wordt getoetst in hoeverre alle Amnesty-afdelingen wereldwijd aan de normen voldoen. En er wordt gekeken waar nog verbetering nodig is. Daarnaast zijn we gehouden aan externe standaarden, zoals de normen van de Erkenningsregeling voor goede doelen in Nederland.
In 2016 is onderzocht hoe groot de voetafdruk is van Amnesty’s energieverbruik en welke verbeteringen gerealiseerd kunnen worden. Ons (oude) pand blijkt een laag energielabel te hebben. Warmteverlies kan worden tegengegaan door het aanbrengen van vloer-, dak- en gevelisolatie en door het enkele glas in de ramen door hoogrendementsglas te vervangen. De energie-efficiëntie kan worden verhoogd door het aanbrengen van ledverlichting en zonnepanelen. In 2017 wordt besloten welke van bovengenoemde maatregelen worden uitgevoerd en wanneer.
Afgelopen jaar werd ook vastgesteld dat ons mvo-beleid op vier terreinen een actualisering verdient. Het gaat om ons beleid op het gebied van inkopen, milieu, vermogensbeheer en externe samenwerking. De aanpassingen zullen in 2017 ter vaststelling aan het bestuur worden voorgelegd.
Risicomanagement
Amnesty Nederland heeft te maken met verschillende risico’s in haar werk. De belangrijkste risico’s liggen op het gebied van een veranderende wereld, inkomsten, imago en bedrijfsvoering. Met risicomanagement zet de organisatie zich ervoor in die risico’s te beperken. De belangrijkste risico’s zijn in kaart gebracht voor zowel het werk van Amnesty Nederland als voor de internationale Amnesty-beweging. Door het jaar heen wordt de risicoanalyse geactualiseerd als vast onderdeel van de planning- en controlcyclus. Dit stelt ons in staat belangrijke risico’s tijdig te onderkennen en beheersmaatregelen in te stellen, zodat schade in het bereiken van onze doelstellingen kan worden voorkomen of beperkt. Op basis van deze risicoanalyses houden management en bestuur zicht op de belangrijkste risico’s voor de organisatie.
De juiste keuzes maken: vooruitkijken en strategie bepalen
In een veranderende wereld houdt Amnesty in de gaten of politieke en maatschappelijke ontwikkelingen kansen of bedreigingen vormen voor de mensenrechten, of er nieuwe issues als mensenrechtenkwesties opdoemen, en welke ontwikkelingen er zijn bij andere maatschappelijke organisaties. Doel daarvan is om tijdig te kunnen inspelen op veranderingen en als mensenrechtenbeweging impact te blijven behalen.
Bescherming van de mensenrechten is een internationale aangelegenheid. Om dit effectief te laten zijn, dienen staten, via hun buitenlands beleid, naleving van mensenrechten door andere staten te bevorderen en soms af te dwingen. Dit vereist dat leidende staten binnen de internationale gemeenschap mensenrechten een belangrijke plaats geven in hun buitenlands beleid. Nu machtsverhoudingen in de wereld verschuiven, kan het zo zijn dat opkomende machten andere waarden of belangen voorrang geven boven mensenrechten. Bijvoorbeeld de staatssoevereiniteit, sociale rechtvaardigheid of traditionele waarden. Neergaande machten raken tegelijkertijd meer gericht op het behoud van hun eigen positie en nationale belangen. Het belang dat wordt gehecht aan naleving van de mensenrechten kan hierdoor kleiner worden, zowel in relaties tussen staten onderling als in internationale instellingen als de Verenigde Naties.
Tekenen hiervan zagen we de afgelopen jaren in de patstellingen rond Syrië in de VN-Veiligheidsraad en in de afnemende samenwerking van Afrikaanse Unie-lidstaten met het Internationaal Strafhof. In de gewapende conflicten in Irak, Syrië, Jemen en Afghanistan staat het respect van staten voor beginselen van internationaal humanitair oorlogsrecht ogenschijnlijk steeds meer onder druk. De vluchtelingencrisis in en rond Europa heeft nadelige gevolgen voor het mensenrechtenbeleid van de EU. Ook in terrorismebestrijding zien we nationaal en internationaal een nieuwe golf van beveiliging en militarisering die mensenrechten onder druk zet.
Het verkennen van deze ontwikkelingen draagt bij aan het formuleren van beleidsopties voor Amnesty International en besluitvorming daarover. Zo werkt Amnesty sinds enkele jaren aan capaciteitsopbouw van de mensenrechtenbeweging in opkomende machten als Brazilië en India. Doel hiervan is om via de maatschappelijk middenveld in die landen bij te dragen aan lokale verbetering van de naleving van mensenrechten, en om druk te kunnen uitoefenen op het buitenlands beleid.
Amnesty Nederland draagt hieraan bij door het uitvoeren van strategische verkenningen. Zo wordt er bijvoorbeeld onderzoek gedaan naar de (toekomstige) plaats van mensenrechten in het buitenlands beleid van opkomende machten, en de manieren waarop niet-gouvernementele organisaties dat kunnen beïnvloeden. Daarover wordt gepubliceerd in de reeks ‘Shifting Power and Human Rights Diplomacy’. In 2016 werden binnen deze reeks bundels over Duitsland en Zuid-Afrika gepubliceerd. In 2017 volgt een bundel over Rusland.
Op het terrein van mensenrechtenbescherming via multilaterale instellingen, zoals de VN, laat Amnesty Nederland in 2016 en 2017 een scenariostudie doen inzake het Internationaal Strafhof en verkent zij samen met andere organisaties (mogelijke) ontwikkelingen in vluchtelingenbescherming. Daarnaast voeren wij een horizonscan uit om ‘emerging issues’ te identificeren.
De juiste dingen doen: zorgen voor impact op mensenrechtengebied
De internationale Amnesty-beweging bepaalt telkens voor een aantal jaar strategische doelen, mensenrechtenprogramma’s en internationale campagnes. De huidige strategie geldt voor de periode 2016 tot en met 2019. Amnesty stemt daarbij de prioriteiten en werkprocessen van alle Amnesty-organisaties over de wereld af, om als beweging meer mensenrechtenimpact te behalen.
Amnesty Nederland koos binnen deze internationale strategie en prioriteiten voor het uitvoeren van een beperkt aantal meerjarenprogramma’s en deelname aan internationale projecten op basis van strategische afwegingen. Daarbij is de vraag belangrijk op welke onderwerpen Amnesty Nederland de meeste meerwaarde kan bieden om mensenrechtenimpact te behalen. Tijdens de uitvoering van ons werk monitoren we de voortgang om onze aanpak te verbeteren en/of in te spelen op actuele ontwikkelingen. Daarnaast zijn er evaluaties van onze programma’s en worden daaruit geleerde lessen bepaald en gedeeld. In 2017 vindt er een aantal programma-evaluaties plaats en wordt onze contextanalyse vernieuwd om uiteindelijk te komen tot een herijking van onze programma’s.
Ons werk goed doen: kwaliteit en betrouwbaarheid
Kwaliteit van ons werk en betrouwbaarheid van de organisatie zijn voor Amnesty International van het grootste belang. Om te zorgen voor die kwaliteit en betrouwbaarheid, worden diverse maatregelen toegepast.
Goed Bestuur – Amnesty past de algemeen aanvaarde codes en richtlijnen van de goededoelensector toe, zoals de SBF-code voor Goed Bestuur.
Mensenrechtenonderzoek – Het onderzoek van Amnesty International naar mensenrechtenschendingen wordt uitgevoerd op basis van een protocol dat als doel heeft de kwaliteit, deskundigheid en betrouwbaarheid van het onderzoek te waarborgen.
Wet- en regelgeving – Wij zorgen ervoor dat wij op de hoogte zijn van nieuwe ontwikkelingen op het gebied van wet- en regelgeving, zodat Amnesty Nederland in overeenstemming met wet- en regelgeving kan opereren. Voorbeelden van relevante wet- en regelgeving zijn de Wet Bescherming Persoonsgegevens, financiële en jaarverslaggevingsrichtlijnen, en wet- en regelgeving op het gebied van personeel.
Samenwerkingspartners – Amnesty toetst voor het aangaan van een nieuwe samenwerking de kwaliteit en betrouwbaarheid van samenwerkingspartners. Dit gebeurt aan de hand van richtlijnen uit ons mvo-beleid en een ‘due diligence’-checklist. Ook wordt de samenwerking periodiek geëvalueerd.
Efficiënt en doelmatig werken – Om zo efficiënt en doelmatig mogelijk te werken zorgen wij ervoor dat onze processen en systemen op orde zijn. Dat houdt in dat taken, verantwoordelijkheden en mandaten duidelijk belegd zijn.
Verantwoording – Wij zorgen voor een transparante verantwoording over ons werk en onze middelen. Informatie wordt snel via onze website en sociale media beschikbaar gesteld, onze jaarrekening wordt gecontroleerd door externe accountants, en wij zorgen ervoor dat we voldoen aan rapportagevoorwaarden van donoren.
Operationele risico’s
Reputatie – Het vertrouwen dat onze achterban in ons heeft, is een kostbaar goed. Dat vertrouwen kan schade oplopen, bijvoorbeeld doordat een incident in de goededoelensector zijn weerslag heeft op onze organisatie. In zulke gevallen is het van belang dat wij zorgvuldig omgaan met ‘negatief’ nieuws en adequaat reageren op de ontstane situatie. Daarvoor hanteren wij een crisiscommunicatieplan.
Veiligheid – Het werk van Amnesty Nederland in andere landen brengt onvermijdelijk een aantal risico’s met zich mee. Ons veiligheidsbeleid en reisprotocol beperken de veiligheidsrisico’s van medewerkers die in het kader van hun werk naar andere landen reizen. In 2016 is het veiligheidsbeleid geactualiseerd en is een team getraind dat in actie komt bij een crisissituatie waarin Amnesty-medewerkers betrokken zijn.
Voorkomen van calamiteiten in de bedrijfsvoering – Om de continuïteit van de bedrijfsvoering te garanderen, bijvoorbeeld bij brand of bij het uitvallen van de elektriciteit, hanteert Amnesty Nederland een noodplan. In 2016 is gestart met de ontwikkeling van een nieuw informatiebeveiligingsbeleid, dat in 2017 zal worden vastgesteld.
Financiële risico’s (inkomsten) – Iedere maand worden de door Amnesty Nederland gerealiseerde inkomsten gemonitord en door het managementteam besproken om belangrijke risico’s en kansen te signaleren. Op basis daarvan worden eventuele aanpassingen in de financiële planning gedaan.
Fraude en corruptie – Amnesty Nederland voert een zerotolerancebeleid tegen fraude en corruptie. De verdeling van bevoegdheden binnen Amnesty Nederland tot het nemen van besluiten, het aangaan van financiële verplichtingen, het beschikken over de geldmiddelen van de vereniging en het ondertekenen van overeenkomsten en contracten, is vastgelegd in onze Procuratieregeling. Bij vermoedens van oneigenlijk gebruik van financiële middelen volgt Amnesty Nederland de procedures die zijn vastgelegd in ons anticorruptiebeleid.
